Externalisez votre secrétariat téléphonique

Bénéficiez d’un secrétariat externalisé flexible, adapté aux spécificités du métier de notaire. Accueil téléphonique, gestion des rendez-vous : modulez le service en fonction de vos besoins.

 Un secrétariat externalisé qui change le quotidien de votre étude notariale

Optez pour un secrétariat externalisé et bénéficiez d’une gestion professionnelle
de votre accueil téléphonique, adaptée aux spécificités de votre étude notariale.

Valorisez votre étude

Bénéficiez d'un accueil personnalisé : tous vos appels entrants sont pris
en charge avec rigueur.

Assurez un environnement sain

Allégez la charge de travail quotidienne de vos collaborateurs en déléguant
la gestion des appels.

Réalisez des économies

Réduisez vos coûts en interne (embauche, formation, équipements) et maîtrisez vos dépenses en cas de fluctuation d’activité. 

Soyez toujours disponible

Adaptez votre accueil téléphonique en fonction de vos besoins et de vos pics d’activité.

60h

plage horaire couverte chaque semaine par l'accueil téléphonique.

23 secondes

temps moyen d’attente de l’appelant.

23 secondes

temps moyen d’attente de l’appelant.

Ce que votre secrétariat externalisé
fait pour votre office notarial

 Notre service d’accueil téléphonique externalisé est conçu pour répondre avec fiabilité et efficacité aux exigences spécifiques de votre étude notariale.

Réception des appels entrants

Déléguez la gestion des appels téléphoniques à des équipes formées aux standards de la profession notariale.

Décroché rapide et permanent sur les plages horaires définies.
Transfert ou prise de message selon les consignes de l’étude.
Gestion fluide des appels en période d’absence.
Jusqu’à cinq opérateurs dédiés.

Prise de rendez-vous découverte

Facilitez l’ouverture de vos nouveaux dossiers : nos experts gèrent pour vous les premiers contacts (en option).

Qualification des demandes dès le 1er appel.
Accès à votre agenda pour une prise de rendez-vous fluide.
Créneaux bloqués selon vos préférences.
Confirmation du rendez-vous par mail ou SMS.

Suivi de vos appels en temps réel

Bénéficiez d’un outil simple et sécurisé pour suivre les appels traités et les rendez-vous pris.

Réception des messages.
Transmission par email ou SMS à l'étude.
Rédaction de journaux d'appels.
Consultation des statistiques des appels.

Accueil personnalisé au nom de votre étude notariale

Vos appelants sont reçus comme s’ils contactaient directement votre secrétariat.

Standard téléphonique au nom de votre étude.
Scripts d’accueil personnalisés selon vos consignes.
Reconnaissance de l’appelant pour un traitement plus fluide.
Ton professionnel et adapté à votre clientèle.

 Pilotage de votre étude notariale

Suivez les statistiques et la performance de votre accueil téléphonique externe avec l’application TEA.

Application accessible depuis votre mobile.
Gestion du nombre d'appels reçus.
Diminution du temps d'attente de vos clients.
Suivi de statistiques des appels téléphoniques.

"L’installation s’est faite très rapidement. Les messages nous permettent de comprendre l’objet de l’appel. On sent le sourire derrière le téléphone. C’est un gain de temps, un gain d’efficacité et un gain économique."

Maître Nicolas BRIAVOINE

Notaire

Office notarial à Paris

"Ça nous a vraiment soulagé. Je suis contente de l'application des consignes, du standard, et je trouve que c'est une bonne solution. Je suis passée de rien à tout ! Ça m'enlève une épine du pied. J'ai téléchargé l'application TEA et je trouve ça vraiment bien! "

Maître Cynthia MARTIN-CHEVREY

Notaire

Office notarial à Neuilly-en-Thelle

Passez au secrétariat externalisé au sein de votre étude notariale !

La réception de vos appels est gérée par une équipe formée et réactive, qui assure un accueil personnalisé à vos clients.

Demandez à être rappelé

Des questions ? On vous éclaire !

Comment notre service de secrétariat téléphonique retranscrit-il mes appels ?

Notre équipe de secrétaires ont pour mission de retranscrire chaque appel par mail selon les consignes spécifiques des études.

Les équipes du secrétariat externalisé pour notaires sont-elles formées aux notions et au vocabulaire du notariat ?

Oui, nos équipes travaillent depuis plus de 30 ans avec la profession et ont été formées au vocabulaire en fonction de chaque domaine de droit : famille, immobilier, promotion, patrimoine et affaires.

Comment notre service de secrétariat externalisé
assure-t-il le suivi des dossiers clients ?

Nos équipes de secrétaires disposent d’une vue sur votre agenda et sur le dossier afin de l’orienter au mieux. Un message est laissé au référent du dossier pour l’en informer.

Quelles sont les plages horaires couvertes par notre service de secrétariat externalisé ?

Nos équipes se tiennent à disposition de vos clients pendant les plages horaires souhaitées, du lundi au vendredi de 9h-19h, également le samedi matin de 8h-12h (option).

Puis-je souscrire uniquement pendant les congés ou absences de ma secrétaire ?

Oui, notre service s’adapte à vos besoins. Vous pouvez l’activer ponctuellement pour couvrir une période de congé, un arrêt maladie ou toute autre absence temporaire de votre équipe. La mise en place est simple et rapide.